So sehen Sie, ob jemand Ihre E-Mail gelesen hat: Vollständiger Leitfaden für 2023

10. August 2023 Vom Unlimited Leads Team

E-Mail-Tracking-Dashboard mit Anzeige von Lesebestätigungsbenachrichtigungen

Wie Sie feststellen können, ob Ihre E-Mail gelesen wurde, ist eine häufige Frage für Berufstätige, die auf zeitnahe Kommunikation angewiesen sind. Im Gegensatz zu Messaging-Apps mit ihren praktischen Lesebestätigungen erhalten Sie bei Standard-E-Mails keine automatische Benachrichtigung, wenn Ihre Nachrichten geöffnet werden. Es gibt jedoch mehrere zuverlässige Methoden, um das Öffnen von E-Mails zu verfolgen. So gewinnen Sie wertvolle Einblicke in das Engagement Ihrer Empfänger und können Ihre Follow-up-Strategie optimieren.

E-Mail-Tracking-Technologie verstehen

Bevor wir uns mit bestimmten Methoden befassen, ist es hilfreich zu verstehen, wie E-Mail-Tracking tatsächlich funktioniert . Im Gegensatz zu Messaging-Apps, bei denen Lesebestätigungen eine integrierte Funktion sind, basiert E-Mail-Tracking im Allgemeinen auf der Einbettung unsichtbarer Elemente, die beim Öffnen eine Rückmeldung geben.

So funktioniert die E-Mail-Tracking-Technologie: Unsichtbare Tracking-Elemente melden beim Öffnen

Drei Haupt-Tracking-Technologien

Die meisten E-Mail-Tracking-Systeme verwenden eine oder mehrere dieser Technologien:

Tracking-Pixel : Winzige, unsichtbare Bilder (normalerweise 1 x 1 Pixel), die in die E-Mail eingebettet sind und beim Öffnen geladen werden. Wenn das Bild vom Server geladen wird, wird es als Öffnung registriert.
Lesebestätigungen : Eine formelle Anfrage, die mit der E-Mail gesendet wird und den E-Mail-Client des Empfängers auffordert, Sie zu benachrichtigen, wenn die Nachricht geöffnet wird. Im Gegensatz zu Pixeln können Empfänger den Versand dieser Bestätigungen in der Regel ablehnen.
Link-Tracking : In E-Mail-Links eingebettete eindeutige URLs, die aufzeichnen, wann darauf geklickt wird, und so sowohl Öffnungs- als auch Interaktionsdaten bereitstellen.

Das Verständnis dieser Mechanismen hilft Ihnen, die richtige Tracking-Methode auszuwählen und sich gleichzeitig möglicher Einschränkungen bewusst zu sein. Wenn ein Empfänger beispielsweise Bilder in seinem E-Mail-Client deaktiviert hat, funktioniert das Pixel-Tracking nicht wie vorgesehen.

Für Unternehmen, die umfangreiche E-Mail-Kommunikation verwalten, kann die Nutzung spezialisierter E-Mail-Tools ihre Tracking-Funktionen verbessern und gleichzeitig professionelle Standards aufrechterhalten.

5 Möglichkeiten, um zu verfolgen, ob jemand Ihre E-Mail gelesen hat

Nachdem Sie nun die Technologie hinter der E-Mail-Verfolgung kennen, sehen wir uns fünf effektive Methoden an, mit denen Sie feststellen können, ob Ihre E-Mail gelesen wurde . Jede Methode bietet einzigartige Vorteile, sodass Sie diejenige auswählen können, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

1. E-Mail-Tracking-Erweiterungen

Browsererweiterungen bieten die einfachste Möglichkeit, Tracking zu regulären E-Mails hinzuzufügen. Basierend auf unserem Quellvideo bieten Tools wie Mailtraq eine einfache Lösung:

Besuchen Sie mailtraq.io, um die Chrome-Erweiterung herunterzuladen
Installieren Sie die Erweiterung und erteilen Sie die erforderlichen Berechtigungen
Senden Sie E-Mails wie gewohnt
Wenn der Empfänger Ihre E-Mail öffnet, sehen Sie eine Benachrichtigung mit einem doppelten grünen Häkchen

Weitere beliebte Optionen sind Mailtrack, Yesware und Streak, die sich nahtlos in Gmail und andere Webmail-Plattformen integrieren lassen. Diese Tools bieten in der Regel Echtzeitbenachrichtigungen, wenn Ihre E-Mails geöffnet werden.

Der Hauptvorteil von Browsererweiterungen ist ihre Einfachheit – es sind keine technischen Kenntnisse erforderlich. Kostenlose Versionen enthalten jedoch oft Einschränkungen, wie beispielsweise das in unserer Videoquelle erwähnte Wasserzeichen.

2. Integrierte Lesebestätigungen für E-Mail-Clients

Viele professionelle E-Mail-Plattformen bieten integrierte Tracking-Funktionen:

E-Mail-Plattform	So aktivieren Sie die Nachverfolgung	Hinweise
Gmail (Arbeitsbereich)	Verfassen → Weitere Optionen → Lesebestätigung anfordern	Nur für kostenpflichtige Google Workspace-Konten verfügbar
Ausblick	Optionen → Sendungsverfolgung → Lesebestätigung anfordern	Empfänger können die Übermittlung von Quittungen ablehnen
Apple Mail	Einstellungen → Verfassen → „Rückschein“ einschließen	Funktioniert nur mit unterstützten Mailservern
Yahoo Mail Plus	Einstellungen → Empfangsbestätigungen → Anfrage für alle Nachrichten	Nur Premium-Funktion

Die größte Einschränkung bei offiziellen Lesebestätigungen ist die Transparenz: Empfänger sehen die Anfrage und können sie ablehnen. Dadurch sind sie im Vergleich zu unsichtbaren Methoden weniger zuverlässig für die Nachverfolgung von Öffnungen.

3. E-Mail-Marketing-Plattformen

Wenn Sie geschäftliche E-Mails oder Newsletter an mehrere Empfänger senden, bieten E-Mail-Marketing-Dienste umfassendes Tracking:

Mailchimp : Verfolgt Öffnungen, Klicks und bietet detaillierte Analysen
HubSpot : Bietet Tracking integriert mit CRM-Funktionalität
SendinBlue : Bietet Benachrichtigungen und Berichte in Echtzeit
ConvertKit : Konzentriert sich auf erstellerfreundliches Tracking und Automatisierung

Diese Plattformen zeigen nicht nur an, ob Ihre E-Mail geöffnet wurde, sondern auch, wie oft, auf welchen Geräten und auf welche Links geklickt wurde. Das macht sie ideal für Newsletter-Ersteller, Vermarkter und Unternehmen, die mehrere E-Mails versenden.

Durch die Kombination von E-Mail-Tracking mit hochwertigen Lead-Daten von Diensten wie Unlimited Leads können Sie die Effektivität Ihrer Geschäftsansprache erheblich steigern.

4. CRM-Systeme mit E-Mail-Integration

Vertriebsprofis und -teams verlassen sich häufig auf Customer Relationship Management (CRM)-Systeme mit integrierter E-Mail-Verfolgung:

Salesforce : Verbinden Sie Ihr E-Mail-Konto, um Nachrichten in Ihrem CRM zu verfolgen
Pipedrive : Zeigt geöffnete E-Mails direkt in Ihrer Vertriebspipeline an
Zoho CRM : E-Mail-Einblicke in Kontaktdatensätze integriert

Der Vorteil der CRM-basierten Nachverfolgung liegt im Kontext: Ihre E-Mail-Engagement-Daten werden neben Ihrem Kontaktverlauf, den Deal-Phasen und anderen relevanten Informationen angezeigt.

5. Benutzerdefinierte Tracking-Lösungen

Für technische Benutzer oder Unternehmen mit speziellen Anforderungen bieten benutzerdefinierte Tracking-Lösungen maximale Flexibilität:

Selbst gehostete Tracking-Pixel auf Ihrem eigenen Server
Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen mit eingebettetem Tracking-Code
API-basierte Lösungen, die sich in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen

Diese Optionen erfordern zwar mehr technisches Wissen, bieten jedoch die vollständige Kontrolle über Ihre Tracking-Daten, ohne auf Dienste von Drittanbietern angewiesen zu sein.

„Beim E-Mail-Tracking geht es nicht nur darum, zu überprüfen, ob jemand Ihre Nachricht gelesen hat – es geht darum, Ihre gesamte Kommunikationsstrategie basierend auf dem Verhalten des Empfängers zu optimieren.“

So richten Sie die E-Mail-Verfolgung ein (Schritt für Schritt)

Lassen Sie uns den Prozess zum Einrichten der E-Mail-Verfolgung mit der in unserem Quellvideo erwähnten Mailtraq-Methode durchgehen:

Methode 1: Verwenden der Mailtraq-Erweiterung

Herunterladen und installieren: Besuchen Sie mailtraq.io und laden Sie die Chrome-Erweiterung herunter
Berechtigungen erteilen: Erlauben Sie der Erweiterung den Zugriff auf Ihre E-Mail (dies ist erforderlich, um die Nachverfolgung hinzuzufügen).
E-Mails normal verfassen: Schreiben Sie Ihre E-Mails wie gewohnt
Senden und Verfolgen: Nach dem Senden fügt die Erweiterung automatisch die Sendungsverfolgung hinzu
Benachrichtigungen prüfen: Wenn der Empfänger Ihre E-Mail öffnet, sehen Sie ein doppeltes grünes Häkchen auf Ihrer gesendeten E-Mail

Beachten Sie, dass Empfänger in der kostenlosen Version möglicherweise ein kleines Wasserzeichen in der E-Mail sehen. Premium-Versionen entfernen dieses in der Regel und bieten zusätzliche Funktionen.

Methode 2: Einrichten von Gmail-Lesebestätigungen (Geschäftskonten)

Wenn Sie ein Google Workspace-Konto haben:

Öffnen Sie Gmail und klicken Sie auf „Verfassen“, um eine neue E-Mail zu beginnen
Klicken Sie auf die drei Punkte unten im Verfassen-Fenster
Wählen Sie im Menü „Lesebestätigung anfordern“
Verfassen und senden Sie Ihre E-Mail wie gewohnt
Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn der Empfänger Ihre Nachricht öffnet (sofern er dies zulässt).

Geschäftsanwender, die E-Mail als primären Kommunikationskanal nutzen, sollten ihre Reichweite mit E-Mail-Aufwärmdiensten verbessern, um sicherzustellen, dass ihre nachverfolgten Nachrichten regelmäßig in den Posteingängen ihrer Empfänger ankommen.

Methode 3: Verwenden von E-Mail-Marketing-Plattformen

Zum Senden von nachverfolgten E-Mails an mehrere Empfänger:

Melden Sie sich für einen E-Mail-Marketing-Dienst an (Mailchimp, ConvertKit usw.)
Importieren Sie Ihre Kontaktliste oder fügen Sie Empfänger manuell hinzu
Erstellen Sie eine Kampagne mit dem Editor der Plattform
Tracking ist normalerweise standardmäßig aktiviert. Überprüfen Sie dies bei Bedarf in den Einstellungen.
Senden Sie Ihre Kampagne und überwachen Sie die Öffnungen im Analyse-Dashboard

Diese Plattformen bieten umfassende Analysen, einschließlich Öffnungsraten, Klickraten und anderen Engagement-Kennzahlen, die Ihnen bei der Optimierung Ihrer E-Mail-Strategie helfen.

Einschränkungen bei der E-Mail-Verfolgung verstehen

Tracking-Tools können Ihnen zwar dabei helfen , festzustellen, ob jemand Ihre E-Mail gelesen hat , sie sind jedoch nicht absolut sicher. Beachten Sie die folgenden wichtigen Einschränkungen:

Technische Einschränkungen

Deaktivierte Bilder: Wenn Empfänger Bilder in ihrem E-Mail-Client deaktiviert haben (was in einigen Unternehmensumgebungen üblich ist), funktioniert das pixelbasierte Tracking nicht, da das Tracking-Pixel nicht geladen werden kann.
Vorschaufenster: Einige E-Mail-Clients registrieren eine Öffnung, wenn die E-Mail im Vorschaufenster angezeigt wird, auch wenn der Empfänger die Nachricht nicht wirklich gelesen hat.
Spamfilter: Ausgefeilte Spamfilter können Tracking-Elemente blockieren oder Tracking-Pixel über Proxyserver umleiten, was zu ungenauen Daten führt.
Offline-Lesen: Wenn Empfänger E-Mails herunterladen und offline lesen, wird die Verfolgung möglicherweise erst registriert, wenn sie wieder eine Verbindung zum Internet herstellen.

Überlegungen zur Genauigkeit

Auch wenn das Tracking funktioniert, gibt es Nuancen zu beachten:

Ein „Öffnen“ bedeutet nicht unbedingt, dass die E-Mail gelesen wurde – es bestätigt nur, dass sie geladen wurde
Sie können im Allgemeinen nicht verfolgen, wie viel Zeit jemand mit dem Lesen Ihrer E-Mail verbracht hat
Wenn eine E-Mail weitergeleitet wird, werden möglicherweise mehrere Öffnungen von verschiedenen Personen oder Geräten angezeigt.
Mobile Öffnungen werden in manchen Tracking-Systemen möglicherweise anders registriert als Desktop-Öffnungen

Verbesserung der Tracking-Zuverlässigkeit

So maximieren Sie trotz dieser Einschränkungen die Genauigkeit:

Nutzen Sie Tracking-Systeme, die mehrere Methoden kombinieren (Pixel + Link-Tracking)
Fügen Sie Ihren E-Mails überzeugende Links hinzu, um das Engagement über das Öffnen hinaus zu verfolgen
Verwenden Sie A/B-Tests, um Muster zu erkennen, anstatt sich auf einzelne offene Daten zu verlassen
Berücksichtigen Sie den Kontext – geschäftliche Empfänger haben möglicherweise andere E-Mail-Gewohnheiten als private Kontakte.

E-Mail-Tracking und Datenschutzaspekte

Wenn Sie Tools implementieren, mit denen Sie feststellen können, ob jemand Ihre E-Mail gelesen hat , müssen Sie die ethischen und manchmal auch rechtlichen Auswirkungen berücksichtigen:

Transparenz und Zustimmung

Zu den Best Practices für ethisches E-Mail-Tracking gehören:

Transparenz hinsichtlich der Verwendung von Tracking in der Geschäftskommunikation
Einfügen von Tracking-Informationen in Ihre Datenschutzrichtlinie oder E-Mail-Fußzeile
Respektieren der Empfängerpräferenzen hinsichtlich des Trackings
Trackingdaten nutzen, um die Kommunikation zu verbessern, nicht um Druck auf die Empfänger auszuüben

Regulatorische Überlegungen

Abhängig von Ihrem Standort und Ihrer Branche können für die E-Mail-Verfolgung verschiedene Vorschriften gelten:

DSGVO in Europa: Möglicherweise ist die Offenlegung von Tracking-Methoden und -Zwecken erforderlich
CCPA in Kalifornien: Könnte Auswirkungen darauf haben, wie Tracking-Daten gespeichert und verwendet werden können
Branchenspezifische Vorschriften: Im Gesundheits-, Finanz- und Rechtssektor gelten häufig zusätzliche Datenschutzanforderungen

Wenn Sie E-Mail-Tracking als Teil Ihrer Geschäftsstrategie implementieren, ist es wichtig, Effektivität und Datenschutz in Einklang zu bringen. Tipps für eine effektive und datenschutzkonforme Kontaktaufnahme finden Sie in unseren Tools und Ressourcen zur Kundengewinnung .

Häufig gestellte Fragen

Wissen die Empfänger, ob ich meine E-Mails verfolge?

Das hängt von der Tracking-Methode ab. Bei formellen Lesebestätigungen werden die Empfänger benachrichtigt und können wählen, ob sie eine Bestätigung senden möchten. Bei pixelbasiertem Tracking (wie dem in unserer Quelle erwähnten Mailtraq) erfahren die Empfänger in der Regel nichts davon, es sei denn, sie überprüfen den HTML-Code der E-Mail oder bemerken das Wasserzeichen, das einige kostenlose Tracking-Dienste hinzufügen. Einige moderne E-Mail-Clients warnen Benutzer mittlerweile vor möglichem Tracking in Nachrichten, sodass vollständige Unsichtbarkeit nicht garantiert ist.

Kann ich bereits gesendete E-Mails verfolgen?

Nein, das Tracking muss vor dem Senden der E-Mail eingerichtet werden. Die Tracking-Elemente (wie Pixel oder spezielle Links) müssen beim Senden in die E-Mail eingebettet sein. Wenn Sie wissen möchten, ob eine zuvor gesendete E-Mail gelesen wurde, senden Sie am besten eine neue, nachverfolgte Folge-E-Mail.

Funktionieren E-Mail-Tracking-Tools auf allen Geräten und E-Mail-Clients?

Die meisten Tracking-Tools funktionieren mit den gängigen E-Mail-Clients und Geräten, allerdings mit unterschiedlicher Zuverlässigkeit. Am effektivsten ist das Tracking, wenn Empfänger gängige E-Mail-Clients mit aktivierten Bildern verwenden. Einige datenschutzorientierte E-Mail-Clients blockieren Tracking-Pixel standardmäßig. Mobile Apps unterstützen Tracking in der Regel, manche handhaben es jedoch anders als Desktop-Clients. In unseren Ressourcen zur Lead-Generierung erfahren Sie mehr über effektive Multi-Channel-Ansätze für die Geschäftskommunikation.

Sind kostenlose E-Mail-Tracking-Tools zuverlässig?

Kostenlose Tracking-Tools wie die in unserer Quelle erwähnte Mailtraq-Erweiterung bieten zwar grundlegende Funktionen, sind aber in der Regel mit Einschränkungen verbunden. Zu den üblichen Einschränkungen gehören Wasserzeichen in E-Mails (wie im Video erwähnt), ein eingeschränkter Tracking-Verlauf, verzögerte Benachrichtigungen oder eine Begrenzung der Anzahl der verfolgten E-Mails pro Monat. Für den gelegentlichen privaten Gebrauch sind kostenlose Tools ausreichend, Geschäftsanwender profitieren jedoch in der Regel von Premium-Tracking-Lösungen, die eine höhere Zuverlässigkeit und zusätzliche Funktionen bieten.

Ist E-Mail-Tracking legal?

E-Mail-Tracking ist in den meisten Rechtsräumen grundsätzlich legal, kann aber je nach Standort, Branche und Verwendungszweck Datenschutzbestimmungen unterliegen. Im Geschäftskontext ist Tracking eine weit verbreitete Praxis. In einigen Regionen (insbesondere in der EU gemäß DSGVO) kann jedoch die Offenlegung von Tracking-Methoden und -Zwecken erforderlich sein, insbesondere bei Marketing-E-Mails. Es empfiehlt sich immer, Ihre Tracking-Aktivitäten transparent zu machen und die Datenschutzeinstellungen der Empfänger zu respektieren.

Fazit: E-Mail-Tracking optimal nutzen

Wenn Sie wissen , wie Sie erkennen, ob Ihre E-Mail gelesen wurde, transformiert das Ihre Kommunikationsstrategie. Es beseitigt Rätselraten und liefert wertvolle Einblicke in das Engagement der Empfänger. Ob Sie eine einfache Browsererweiterung wie das in unserer Quelle erwähnte Mailtraq verwenden oder in ein umfassendes CRM-integriertes Tracking investieren – wenn Sie wissen, wann Ihre E-Mails geöffnet werden, können Sie Follow-ups optimal planen und sich auf die aktiven Kontakte konzentrieren.

Zwar gibt es keine perfekte Tracking-Methode, aber wenn Sie die Möglichkeiten und ihre Grenzen kennen, können Sie ein System implementieren, das Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. Denken Sie daran, Ihre Tracking-Aktivitäten mit ethischen Überlegungen und dem Respekt für die Privatsphäre der Empfänger in Einklang zu bringen, um professionelle Beziehungen aufrechtzuerhalten.

Für Unternehmen, die ihre E-Mail-Kommunikation effektiver gestalten möchten, ist die Kombination aus zuverlässigem Tracking und hochwertigen Lead-Daten unerlässlich. Unlimited Leads bietet verifizierte B2B-Kontakte, die sicherstellen, dass Ihre verfolgten E-Mails die richtigen Entscheidungsträger erreichen und so Ihre Akquiseergebnisse deutlich verbessern.